Τα φωτοτυπικά  και τα πολυμηχανήματα παρέχουν παρόμοιες  λειτουργίες.Τα φωτοαντιγραφικά έχουν πολύ μεγαλύτερη λειτουργικότητα. Περιλαμβάνουν όλες τις δυνατότητες ενός έγχρωμου εκτυπωτή πολλαπλών λειτουργιών σε μεγαλύτερη κλίμακα και με μεγαλύτερη ταχύτητα, υποστήριζουν  περισσότερα μεγέθη χαρτιού και προαιρετικά διαθέτουν επιλογές φινιρίσματος όπως η  συρραφή και βιβλιοδεσία. Τα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, χρησιμοποιούν μηχανισμούς με λέιζερ που βασίζονται στον γραφίτη και όχι στο μελάνι.

Οι συσκευές πολλαπλών λειτουργιών σαρώνουν, εκτυπώνουν, αντιγράφουν και παρέχουν δυνατότητες αποστολής και λήψης φαξ. Οι περισσότερες από αυτές τις συσκευές μοιάζουν με μικρά φωτοαντιγραφικά μηχανήματα και αποτελούν ιδανική λύση, όταν υπάρχει έλλειψη χώρου. Τα πολυμηχανήματα, χρησιμοποιούν μηχανισμούς  που βασίζονται στον γραφίτη ή στο μελάνι.

Τα μονόχρωμα επαγγελματικά φωτοαντιγραφικά με λέιζερ παράγουν μαύρο κείμενο και γραφικά.Τα έγχρωμαφωτοαντιγραφικά , βασίζονται είτε σε λέιζερ είτε σε inkjet. Επειδή χρησιμοποιούν πολλά χρώματα γραφίτη ή μελανιού, τείνουν να έχουν υψηλότερο κόστος από τα μονόχρωμα. Εάν χρειάζεται απλώς να εκτυπώσετε και να αντιγράψετε έγγραφα όπως αλληλογραφία και τιμολόγια, ένας μονόχρωμο μηχάνημα αποτελεί την καλύτερη λύση , για τις ανάγκες σας. Από την άλλη πλευρά, εάν θα το χρησιμοποιείτε για αναφορές, εκπαιδευτικό υλικό, διαφάνειες, ετικέτες, ενημερωτικά δελτία και φυλλάδια, θα χρειαστείτε έγχρωμο μηχάνημα.

Το βασικότερο ερώτημα που υποβάλλουν οι πελάτες μας. Ένα πολυμηχάνημα που λειτουργεί με μελάνι, συνήθως έχει υψηλότερο κόστος αναλωσίμων από ένα μηχάνημα που λειτουργεί με γραφίτη. Η διαφορά αυτή έγκειται στον αριθμό των σελίδων, ο οποίος με το αντίστοιχο κόστος σε γραφίτη, είναι αρκετά μικρότερος. Ωστόσο το κόστος κτήσης ενός μηχανήματος με μελάνι είναι αρκετά χαμηλότερο, σε σύγκριση με ένα μηχάνημα που λειτουργεί με τόνερ. Συνήθως προτείνουμε μηχανήματα με μελάνι, όταν δεν υπάρχουν υψηλές ανάγκες σε αριθμό εκτυπώσεων.

• Ταχύτητα εκτύπωσης

Η ταχύτητα εκτύπωσης πρέπει να είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που θα μελετήσετε όταν αγοράζετε ένα νέο φωτοαντιγραφικό για την επιχείρηση σας. Για να διατηρηθεί η ροή εργασίας σας ομαλή θα πρέπει να βρείτε ένα μηχάνημα με αρκετή ταχύτητα.

• Χωρητικότητα χαρτιού και μέγεθος χαρτιού

Για εκτύπωση και αντιγραφή μεγάλου όγκου, θα πρέπει να δώσετε προσοχή στη χωρητικότητα του χαρτιού. Όσο περισσότερο χαρτί μπορεί να χωρέσει το φωτοαντιγραφικό, τόσο λιγότερο συχνά θα πρέπει να το ξαναγεμίσετε. Επιπλέον  τα φωτοτυπικά δέχονται μεγέθη χαρτιού A3, A4, A5, A6, Legal, Letter. Τα περισσότερα πολυμηχανήματα δεχονται μεγέθη A4, A5, A6, B5. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μεγαλύτερα έγγραφα, αυτό θα πρέπει ληφθεί υπόψη.

• Πόσο θα κοστίσει η λειτουργία του;

To κόστος λειτουργίας συμπεραλαμβάνει το κόστος αναλωσίμων και  το κόστος συντήρησης και επισκευής.Ένα φωτοαντιγραφικό μπορεί  να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε το κόστος εκτύπωσης, οπότε  προτείνουμε να λάβετε υπόψη το συνολικό κόστος  πριν δεσμευτείτε για την αγορά του.

• Έπιπλέον χαρακτηριστικά

1. Εκτύπωση διπλής όψης – Η δυνατότητα εκτύπωσης και στις δύο πλευρές της σελίδας ονομάζεται εκτύπωση διπλής όψης. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να μειώσει το κόστος χαρτιού στο μισό.

2. Τροφοδότες εγγράφων -Τα πολυμηχανήμτα μπορούν να σαρώσουν έγγραφα, αλλά δεν περιλαμβάνουν πάντα έναν αυτόματο  τροφοδότη εγγράφων. Εάν χρειάζεστε σάρωση  πολλών σελίδων, ένας αυτόματος τροφοδότης  θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

3. Collators, Staplers and Hole Punches -Το να μπορείτε να ταξινομείτε και να συρράπτετε  έγγραφα  είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό παραγωγικότητας.
   

4. Μνήμη και αποθήκευση – Τα πολυμηχανήματα και τα φωτοαντιγραφικά περιλαμβάνουν συνήθως μνήμες RAM για αποθήκευση εγγράφων και σαρώσεων. Ορισμένα περιλαμβάνουν εσωτερικούς σκληρούς δίσκους για ακόμη περισσότερο χώρο αποθήκευσης.

5. Ανάλυση εκτύπωσης – Η ανάλυση εκτύπωσης εκφράζεται σε κουκκίδες ανά ίντσα (DPI) .Τα πολυμηχανήματα  αρχικού επιπέδου διαθέτουν ανάλυση περίπου 600 dpi, το οποίο είναι αρκετό για βασικά έγγραφα. Τα φωτοαντιγραφικά παρέχουν ανάλυση υψηλότερης ποιότητας  έως 4800dpi.

Ανάλογα με τον τύπο και το κόστος του μηχανήματος, ίσως χρειαστεί να επιλέξετε μεταξύ αγοράς ή εκμίσθωσης. Και οι δύο επιλογές  έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους. Η άμεση αγορά ενός μηχανήματος σας απαλλάσει απο μηνιαία κόστη γνωρίζοντας ότι πληρώνεται εφάπαξ,  ενώ η μίσθωση κατανέμει το κόστος στην πάροδο του χρόνου ενώ παράλληλα μπορεί να παρέχει φορολογικά κίνητρα.